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2017年度
天文・天体物理若手の会事務局
サーキュラーNo.03
2017年9月20日
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2017年 秋季年会における若手の会総会の議事録
開催日時 : 2017年9月13日
開催場所 : 北海道大学高等教育推進機構N棟１階(J会場)
議題
・旅費補助に関する提案
・昨年度(2016年度)の決算報告
・今年度(2017年度)の予算案の審議
・2018年度夏の学校の告知
・委任状の修正案
・代議員に関する報告
↓以下の議題に関しては、時間の都合上、次回の総会に持ち越し
・代議員の旅費補助に関する提案
・機関代表者の制限案
議題に関する説明資料は下記URLを参照してください。
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以降は、主なトピックに関するコメント及び質疑応答(Q&A)。
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・旅費補助に関する提案
83票(総会参加者の票数:46 + 個人に委任された票数:6 + 事務局長に委任された票数:31)の賛成票により、可決されました。
Q : 総会への参加だけであれば、宿泊費はおそらく必要ない。宿泊費は出せるような規程にするのかどうか。
A : 本州の大学の人間が当日帰ろうとすれば可能であるが、北海道大学から愛媛大学などの遠隔地からの出張の際にはどうしても前か後ろのどちらか1泊を取らなくてはならないことがある。やむを得ないと事務局側で判断した場合は、宿泊費１泊まではつけることができるようにする。ただし、上限額を8000円として規程する。さらに、宿泊費が必要な詳細な理由が記された明細書のようなものを、会計の決算時に開示申請された場合には提出しなくてはならないという義務を負う。
Q : ただの事務局員であれば総会に出る必要はない。事務局長もしくは副事務局長と会計の３役のみを対象として支給することができるような規程にするのかどうか。
A : 受給できる人間に関しては、おっしゃる通り事務局長もしくは事務局長もしくは副事務局長のうち1人と会計の合わせて2人まで。年間で支給することができる限度額は５万円以内で、支給回数は2回までと規約の補足規程で定められている。支給回数に関しては、同一人物に2回でも違う人に1回ずつでもどちらでもよいとしている。
・会計補足規程に関する審議
86票(総会参加者の票数:49 + 個人に委任された票数:6 + 事務局長に委任された票数:31)の賛成票により, 可決されました。
Q : 補足の改定に関しての議決は必要ないのかどうか。規約の補足規程の中にお金に関することが書かれていたが、それでは事務局側が自由にお金を動かすことができ得るのではないか。
A : 補足規程の追加・改定に議決を要するかどうかは規約に定められていない。 しかし規約第25条(4) で、 会計の補足規程については議決を必要とすることを明示している。
Q : 領収書の提出が必要とのことだが、鉄道の領収書も必要なのだろうか。
A : 鉄道は出せないので、事務局側から最短距離でJRのホームページなどの正式なもので確認した上でプリントアウトなどして置いておくことを想定している。
・昨年度(2016年度)若手の会の決算報告
86票(総会参加者の票数:49 + 個人に委任された票数:6 + 事務局長に委任された票数:31)の賛成票により、承認されました。
質疑応答なし。
・今年度(2017年度)の予算案の審議
88票(総会参加者の票数:51 + 個人に委任された票数:6 + 事務局長に委任された票数:31)の賛成票により、承認されました。
質疑応答なし。
・委任状の修正案
86票(総会参加者の票数:49 + 個人に委任された票数:6 + 事務局長に委任された票数:31)の賛成票により、可決されました。
Q : 議長という言葉は議会の長であり、事務局長ではない。また、事務局長がいなければ議長の代わりに使われると思うが、それは日本語として何かもっと適切なものはないのか。
A : 議長という単語を他のより適した名称に変更する。
（若手の会より補足 : 総会後、議長を多数派と変更し、規約上でも多数派と表記することにした。）
・代議員に関する報告
Q : 立候補者はこれだけでは十分ではない。これからも立候補者は募るのか。
A : 勿論、これからも募集をする。
（若手の会より補足 : 引き続き立候補者を募集しています。立候補をしてくださる方は若手の会まで連絡をお願いします。）
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