機関代表者について


 

機関代表者は自分の所属機関と若手の会との窓口的な役割となります。
若手の会からの情報を機関のメンバーに周知したり、機関内での意見とりまとめや
集金などが主な業務となります。
会をスムーズに運営していくためには機関代表者のお力が不可欠です。
代表者の方には大変お手数をおかけしますが、ご協力をよろしくお願い致します。

以下に、機関代表者の主な業務をまとめましたのでご確認をお願い致します。
(a) 通常業務

(a-1) 機関メンバーへのサーキュラーの転送
若手の会では、会員のみなさまにサーキュラーを通じて様々な情報を配信します。
サーキュラーは機関代表者宛に送信されますので、それを機関メンバーへ転送していただく業務です。
ただし、サーキュラーの送り先に専用のメーリングリストをご登録されている場合は必要ありません。

(a-2) サーキュラー等で意見が求められた際に、機関で意見をまとめ事務局に報告する
若手の会からサーキュラーを通じて質問や意見を求める場合があります。
そういった際に、機関内で質問や意見を取りまとめていただき、事務局へ報告する業務です。

(a-3) 議決案の賛否をまとめ、事務局に報告する
総会時に議決案として可決された草案についてはサーキュラー等を通じて投票を行い、議決することが可能です(規約第12条)。
この時に、集計をスムーズにするため機関毎に賛否をまとめ、若手の会事務局に提出していただきます。

(a-4)機関内の構成員の総会委任状をまとめ、事務局に報告する
若手の会構成員はやむを得ず総会に出席できない場合、事務局に委任状を提出して他の構成員に表決を委任することができます(規約第11条)。
委任状の提出は義務ではなく、あくまで任意です。機関内の委任状をまとめ、若手の会事務局に提出していただきます。

 

(b) 年度始め・年度末業務

(b-1) 機関代表者更新
新年度になり、機関代表者が変わる場合に、引き継ぎを行うという業務です。

(b-2) 機関代表者メーリングリストの確認
(b-1)に関連して、機関代表者の更新後、登録したメーリングリストが正しく配信されているかどうかについて、
確認・報告を行う業務です。

(b-3) 若手の会会費払い込み
若手の会の会費を振り込む業務です。
機関代表者が、機関メンバーから会費を集め、若手の会事務局へ振り込んでいただきます。

(b-4) 会員名簿更新
機関所属の若手の会会員及び新規会員から新年度分の名簿情報を収集し、若手の会事務局に提出する業務です。

(b-5) 博士・修士論文リストの提出
所属機関で、前年度卒業した人の修士論文、博士論文のリストを若手の会に提出する業務です。
(c) 夏の学校関係

(c-1) 夏の学校参加費収集
所属機関で夏の学校に参加する人から参加費・宿泊費を集め、夏の学校事務局の口座に振り込んでいただく業務です。

(c-2) 若手有給者調査名簿の提出
夏の学校事務局では夏の学校開催にあたり、当会所属の有給者の方から寄付を募集しています。
有給者の調査のため、所属機関の有給者リストをまとめて、夏の学校事務局に伝える業務です。